Nur ganz wenige Grunddaten müssen manuell erfasst werden.

Weitere Informationen fragt VisGuide in Form von Dialogen
bzw. Eingabefeldern ab, so dass nichts vergessen wird.
Angeschlossene Dienstleister wie das Restaurant oder die
technische Betreuung werden automatisch über Email
informiert bzw. gebucht.

Rechtemanagement ist bei einem solchen System ein zentral
wichtiges Thema, denn zahlreiche Mitarbeiter haben Einblick-
und Eingriffsmöglichkeiten. Sensible Bereiche müssen
geschützt und Missbrauch unterbunden werden.

Allen Mitarbeitern werden daher individuelle Rechte zugewiesen,
die zum Lesen, Verändern, Überschreiben berechtigen. Zugang
erfolgt selbstverständlich über ein Passwort.

VIP-Räume
Ein besonderer Schutz besteht für sogenannte VIP-Räume.
Damit bezeichnen wir die Konferenzräume der oberen
Führungsebene wie Vorstand oder Geschäftsleitung. Bei der
Anlage dieser Räume in VisGuide werden sie bereits als VIP
klassifiziert. Damit sind sie nur noch mit besonderer Berechtigung
von Personen einzusehen und zu buchen. 

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, dass seine Darstellungen
auf den Monitoren der eigenen Corporate Identity entsprechen.
Alle Vorlagen und Bildinhalte können beim VisGuide System in
HTML-Vorlagen eingebunden werden. Das bedeutet für den
Kunden, dass das Design der Vorlagen meist im eigenen Haus
oder durch örtliche Grafiker vorgenommen werden kann.

So sind in Eigenregie Änderungen im Design Ihrer Info-Displays
oder Türschilder binnen kurzer Zeit durchführbar. 

In großen Organisationen ist es üblich, dass Vertriebsmitarbeiter
und Sachbearbeiter ihre zahlreichen Termine über externe
Programme buchen. So werden Termine, teilnehmende
Mitarbeiter, externes Personal und die Räumlichkeiten rationell
über Microsoft Outlook (in Zusammenhang mit Exchange-Server)
oder über Lotus Notes koordiniert und gebucht. Blackberry-
Buchungen sind ebenfalls möglich.

VisGuide verfügt optional über Exchange- und Domino-
Schnittstellen, um mit externen Programmen zu kommunizieren.
Dabei ändert sich an der bewährten Arbeitsweise nichts, denn
VisGuide übernimmt selbständig die getätigten Buchungen aus
dem Exchange-Server und fragt beim verantwortlichen Mitarbeiter
zusätzliche Wünsche in Bezug auf Catering, technische Ausstattung
und Gestaltung der digitalen Türschilder ab.

Entsprechend ähnlich funktioniert die Datenübernahme und
Buchungsabwicklung bei Lotus Notes und dem Domino-Server.