Vicom - Konferenzraum-Buchung (Druckversion)

Vicom, 05.03.2009
URL: http://www.vicom.de/Druck/konferenzraum-buchung.html

Konferenzraum-Buchung

Lassen Sie sich von unserer Moderatorin kurz erklären, wie einfach die Buchung und Verwaltung von Konferenzräumen funktioniert.
Die Anbindung von Catering und technischem Service wird ebenfalls erläutert.

Raumbuchung und Peronen-Leitsystem

Beim diesem VisGuide Modul handelt es sich um ein professionelles
Raumverwaltungssystem für Veranstaltungs- und Konferenzräume,
Hotels, Theater, Kinos usw.

Mit nur wenigen Eingaben werden

		Konferenzräume eingebucht
		Getränke- und Essenswünsche beim Catering gebucht
		die Konferenztechnik vorbereitet
		Berücksichtigung der Aufbauzeiten für eine Präsentation
		digitale Beschilderungen vor den Konferenzräumen mit den Inhalten vorbereitet
		die Meetings auf Großmonitoren im Haus rechtzeitig angezeigt
		Besucherströme mit individuellen Richtungspfeilen schnell und sicher geleitet
		Daten für die Rechnungserstellung exportiert

Die Aufgabenstellungen sind komplex und trotzdem ist das Programm
sehr einfach zu bedienen. Der Anwender gibt lediglich Grunddaten ein,
folgt dann dem Programmablauf für zusätzliche Optionen und schließt
die Buchung ab. VisGuide sorgt nun für die automatische Darstellung
der Informationen auf den richtigen Monitoren zur richtigen Zeit. Nach
Beendigung der Konferenz löschen sich die Ankündigungen wieder
automatisch von den Bildschirmen.

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Beratung und Einbuchen von Konferenzräumen - in einem Schritt

	Schon während der Beratung am Telefon und anschließenden Einbuchung der Konferenzdaten wird höchste Beratungssicherheit erwartet. Durch VisGuide können sich selbst neue Mitarbeit in die Problematik der Raumbuchungen einarbeiten, denn die Software gibt zahlreiche wichtige Informationen und Hinweise, die dem Kunden helfen, seine Bedürfinsse optimal abgedeckt zu bekommen.
	Jeder Konferenzraum ist individuell erfasst. Technische Zeichnungen, Maße, Daten, technische Ausstattungen usw. sind hinterlegt und stehen dem Operator auf Knopfdruck zur Verfügung.
	Die Buchung selbst wird in einem einem menügeführten Fenster eingebucht, wie hier zu sehen ist. Der Konferenzraum Alpha wird von 9:00 bis 17:00 mit einer zusätzlichen Vorlaufzeit zur Preparation der Präsentation von 45 min. gebucht. Die Veranstaltung wir mit 22 Teilnehmern eingegeben. In diesem Stadium prüft VisGuide bereits, ob der Raum schon belegt ist, bzw. ober Überschneidungen entstehen würden.
	Als nächstes wird das Catering gebucht. Getränke, Häppchen, warmer Imbiss, und weitere Wünsche werden in einer vorbereiteten Liste angeklickt. Sonderwünsche und besondere Anweisungen werden im Feld darunter angegeben. Mit Abschluß dieser Eingabe werden die Informationen automatisch an das Catering per Email weitergeleitet.
	Nun werden die technischen Medien bestellt. In einer vorbereiteten Liste werden die georderten Geräte angeklickt, danach wird die Sitzordnung für die Bestuhlung angegeben. Sonderwünsche (z.B. dass ein Techniker bei der Präsentation anwesend sein soll) werden im Feld darunter angegeben. Mit Abschluß dieser Eingaben werden die Informationen automatisch an die Technikabteilung per Email weitergeleitet.
	Mit Abschluss dieser Eingaben werden die Informationen automatisch per Email versandt: - Der Auftaggeber erhält eine Auftragsbestätigung mit Buchungs- daten und Preisen - Das Catering erhält die Bestellung über Speisen und Getränke - Die Technik erhält die Bestellung über Gerätetechnik
	Damit ist die eigentliche Buchung schon erledigt. Wir zeigen Ihnen jetzt, was VisGuide mit diesen Angaben macht, bzw. wie die Angaben nun automatisch auf den unterschiedlichen Anzeigemedien gezeigt wird. WEITER

Prospekt Download

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