VICOM, Goeppingen, Deutschland
Raumbuchung
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VICOM Deutschland

Kuhnbergstr. 15
D-73037 Göppingen-Eschenbach
Germany

Tel. (+49) 7161/ 98 40 3-0

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Lassen Sie sich von unserer Moderatorin kurz erklären, wie einfach die Buchung und Verwaltung von Konferenzräumen funktioniert.
Die Anbindung von Catering und technischem Service wird ebenfalls erläutert.

Raumbuchung und Personen-Leitsystem

Raumbuchung und das dazugehörige Personen-Leitsystem werden optional zum Digital Signage Paket VisGuide angeboten. Dabei handelt es sich um ein professionelles Raumverwaltungs-System für Veranstaltungs- und Konferenzräume, Theater, Kinos, Hotels usw.

Mit nur wenigen Eingaben werden

  • Konferenzräume eingebucht
  • Getränke- und Essenswünsche beim Catering gebucht
  • die Konferenztechnik vorbereitet
  • Berücksichtigung der Aufbauzeiten für eine Präsentation
  • digitale Beschilderungen vor den Konferenzräumen mit den
    Inhalten vorbereitet
  • die Meetings auf Großmonitoren im Haus rechtzeitig
    angezeigt
  • Besucherströme mit individuellen Richtungspfeilen schnell
  • Daten für die Rechnungserstellung exportiert
    und sicher geleitet

Die Aufgabenstellungen sind komplex und trotzdem ist das Programm sehr einfach zu bedienen. Der Anwender gibt lediglich Grunddaten ein, folgt dann dem Programmablauf für zusätzliche Optionen und schließt die Buchung ab. VisGuide sorgt nun für die automatische Darstellung der Informationen auf den richtigen Monitoren zur richtigen Zeit. Nach Beendigung der Konferenz löschen sich die Ankündigungen wieder automatisch von den Bildschirmen.

Das digitale Türschild benennt den Konferenzraum, Beginn des Meetings und das voraussichtliche Ende. Nach Notwendigkeit werden evtl. Thema und Ansprechpartner sowie das nachfolgende Meeting angezeigt.

Raumbuchung über Browser, iPad oder Smartphone

NEU! Ab Version 7 ist alternativ eine web-basierende Ausführung vom VisGuide Raumbuchungsmodul erhältlich. Somit sind Buchungen von Konferenzräumen überall mittels Browser, iPad oder Smartphone möglich.

Das Raumbuchungsmodul gibt Ihnen eine perfekte Übersicht über alle Veranstaltungen. Terminverschiebungen sind binnen Sekunden zu realisieren. Jederzeit sind die Veranstaltungen umbuchbar. Ziehen Sie die Buchung einfach mit Ihrer Maus in einen anderen Raum oder auf eine andere Uhrzeit. Es gibt verschiedende Anzeigemodi – so kann der Nutzer die Übersichtsansicht von Tag, Woche oder Monat nutzen und damit leicht zusammenhängende freie Kapazitäten ermitteln.

 


Aktivierung von Heizung und Klimaanlage

NEU! Bei Raumbuchungen kann zusätzlich zu den Nutzungszeiten ein Zeitfenster (z.B. für 30 min.) aktiviert werden, zu dessen Beginn eine Klimaanlage oder Heizung in Gang gesetzt wird. Damit wird in diesem Raum zu Beginn des Meetings eine optimale Temperatur gewährleistet.


Individuelles Darstellungsformat für jeden Display-Monitor

Jedem Display-Monitor kann individuell ein Darstellungsformat vorgegeben werden. Drei Formate sind dabei wählbar:

1. Nur Video/Bild-Information
2. Nur aktuelle Konferenzraumbelegungen
3. Die gemischte Darstellung der beiden ersten Möglichkeiten.

Automatische Aufschaltung der Veranstaltung auf mehrere Monitore

Mit der Einbuchung der Konferenz in die Datenbank wird gleichzeitig dafür gesorgt, dass die Veranstaltung zeitgesteuert auf dem Info-Display (als Sammelinformation) und auf dem digitalen Türschild angezeigt wird.

Sonderstatus von VIP-Räumen

Die Einsicht und Buchung von VIP-Räumen kann nur mit Sonderberechtigung erfolgen. So kann Diskretion gewahrt werden. Mit einer "allgemeinen Berechtigung" sind diese Räumlichkeiten nicht zugänglich.

Beratung und Buchen von Konferenzräumen - in einem Schritt

Schon während der Beratung am Telefon und anschließenden
Einbuchung der Konferenzdaten wird höchste Beratungssicherheit
erwartet.

Durch VisGuide können sich selbst neue Mitarbeit in die Problematik
der Raumbuchungen einarbeiten, denn die Software gibt zahlreiche
wichtige Informationen und Hinweise, die dem Kunden helfen, seine
Bedürfinsse optimal abgedeckt zu bekommen

Jeder Konferenzraum ist individuell erfasst. Technische Zeichnungen,
Maße, Daten, technische Ausstattungen usw. sind hinterlegt und
stehen dem Operator auf Knopfdruck zur Verfügung.

Die Buchung selbst wird in einem einem menügeführten Fenster
eingebucht, wie hier zu sehen ist. Der Konferenzraum Alpha wird
von 9:00 bis 17:00 mit einer zusätzlichen Vorlaufzeit zur Preparation
der Präsentation von 45 min. gebucht. Die Veranstaltung wir mit 22
Teilnehmern eingegeben.

In diesem Stadium prüft VisGuide bereits, ob der Raum schon
belegt ist, bzw. ober Überschneidungen entstehen würden.

Als nächstes wird das Catering gebucht. Getränke, Häppchen,
warmer Imbiss, und weitere Wünsche werden in einer vorbereiteten
Liste angeklickt. Sonderwünsche und besondere Anweisungen
werden im Feld darunter angegeben. Mit Abschluß dieser Eingabe
werden die Informationen automatisch an das Catering per Email
weitergeleitet.
Nun werden die technischen Medien bestellt. In einer vorbereiteten
Liste werden die georderten Geräte angeklickt, danach wird die
Sitzordnung für die Bestuhlung angegeben. Sonderwünsche (z.B.
dass ein Techniker bei der Präsentation anwesend sein soll) werden
im Feld darunter angegeben. Mit Abschluß dieser Eingaben werden
die Informationen automatisch an die Technikabteilung per Email
weitergeleitet.

Mit Abschluss dieser Eingaben werden die Informationen
automatisch per Email versandt:

  • Der Auftaggeber erhält eine Auftragsbestätigung mit Buchungs-
    daten und Preisen
  • Das Catering erhält die Bestellung über Speisen und Getränke
  • Die Technik erhält die Bestellung über Gerätetechnik
Damit ist die eigentliche Buchung schon erledigt. Wir zeigen Ihnen
jetzt, was VisGuide mit diesen Angaben macht, bzw. wie die Angaben
nun automatisch auf den unterschiedlichen Anzeigemedien gezeigt wird.
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